Guía de Análisis de Stakeholders

Curioso de saber ¿qué es el análisis de stakeholders? ¿Por qué es importante? ¿cómo hacerlo bien?

O tal vez confundido por toda la información disponible pero difícil de entender…

Hemos creado esta guía, súper simple de digerir, para equiparte con definiciones y conceptos básicos además de proveer ideas más avanzadas para cuando estés listo en  profundizar sobre el análisis de stakeholders.

Si eres nuevo en el área de gestión de stakeholders o si trabajas con stakeholders en cualquier capacidad (incluidos gerentes de proyectos, gerentes de comunicaciones y ejecutivos), esta guía te ayudará a desarrollar lo que ya sabes y te desafiará en mejorar tu estrategia de análisis de stakeholders.

Entonces comencemos con las definiciones básicas, como: ¿qué es un stakeholder?

Definiciones Básicas del Análisis de Stakeholders

¿Quiénes son los stakeholders?Los stakeholders son cualquier persona o grupo involucrado en – o afectado por- un proyecto, organización o acción. Algunos ejemplos comunes de stakeholders incluyen empleados, accionistas, clientes, organismos gubernamentales, miembros del público, empresas y organismos reguladores.

Otros nombres usados para referirse a los stakeholders son: “Partes interesadas” o “Grupos de interés”, asi que a lo largo de esta guía utilizaremos estos tres nombres para que te vayas acostumbrando.

¿Qué es el Análisis de stakeholders?Este análisis implica:

• Identificar quiénes son sus stakeholders,
• Trabajar para comprender el interés e influencia de sus stakeholders en el proyecto,
• Entender cómo su proyecto o trabajo los afectará
• Y agruparlos en función de esta comprensión.

¿Qué es “Interés”?Cada stakeholder tiene un nivel diferente de interés en un proyecto, según su nivel de preocupación y cómo es probable que el proyecto los afecte. Algunas personas y grupos  son más activos, mientras que otros son más pasivos.

¿Qué es “Influencia”?Cada stakeholder tiene un nivel diferente de influencia en un proyecto, dependiendo de su capacidad para impactar el proceso y los resultados.

¿Qué es “Impacto”?Cada stakeholder puede afectar o verse afectado por el proyecto de diferentes maneras: positiva, negativa o una combinación de ambas.

7 Razones para hacer Análisis de Stakeholders

Este análisis es el primer paso lógico en su proceso de gestión o participación de stakeholders. Identificar, comprender y organizar a las partes interesadas puede ayudarte con lo siguiente:

1. Mejorar la calidad y precisión de las listas de stakeholders

El éxito que puedes tener con la gestión de las partes interesadas depende en gran medida de las listas que hagas de ellos. Si no son precisas o no están actualizadas, básicamente estás trabajando a ojos cerrados.

Analizar a tus stakeholders puede ayudar a detectar brechas y descubrir a quién falta involucrar.

(!) Pro-Tip: El momento perfecto para mejorar las listas es cuando migras a un sistema especializado de gestión de partes interesadas, porque te ayudará a limpiar duplicados y actualizar la información de contacto.

2. Comprender las motivaciones de las partes interesadas

¿Qué hace que las personas piensen y actúen de cierta manera? ¿Son sus creencias políticas o religiosas? ¿Sus valores y demografía? A través del análisis de las partes interesadas, puedes obtener nuevos conocimientos sobre las motivaciones de las personas lo cual te permitirá adaptar tu comunicación, áreas de enfoque y actividades para que sean más significativas y efectivas.

3. Saber en qué áreas enfocarse

Lo más probable es que estés viendo una larga lista de problemas que podrían ser relevantes para tus partes interesadas. Puede que no sea práctico abordar todos los problemas en tu estrategia de comunicación y compromiso, ciertamente no todos a la vez. El análisis de las partes interesadas puede ayudarte a descubrir qué problemas son los más importantes (y para quién) para que puedas concentrarte en estos primero. Por ejemplo, puedes descubrir que tus partes interesadas principales, se preocupan mucho por los impactos ambientales del proyecto que estás realizando, entonces, hablar más sobre los esfuerzos de tu organización para mitigar el impacto ambiental del proyecto podría ser una buena área de enfoque para generar una licencia social para operar.

4. Identifica a tus partes interesadas clave

El análisis de las partes interesadas puede ayudarte a identificar a quién debes prestar más atención. Tus partes interesadas clave son aquellas con mayor interés y/o mayor influencia, y puede ser fundamental obtener su opinión acerca del proyecto.

(!) Pro- Tip: Manten a tus partes interesadas clave informadas con mayor frecuencia y esto ayudará a mejorar la comunicación con ellos y potencialmente llevarte a construir capital social para el proyecto.

Compartimos más sobre esto en nuestro artículo sobre identificación y priorización de partes interesadas.

5. Reducir el agobio

Si estás viendo una lista de miles de stakeholders, puede volverse abrumador. ¿Por dónde empezar? ¿Con quién empezar?

El análisis de stakeholders ayuda a dividir la lista en grupos más pequeños y manejables. Esto puede facilitar mucho el desarrollo de estrategias de participación y comunicación adaptadas a las necesidades e intereses de cada grupo.

6. Priorizar el tiempo y los recursos limitados

El tiempo y los recursos limitados son uno de los principales desafíos para los profesionales lidiando con stakeholders ​​y los gerentes de proyectos. Si sólo tienes 10 horas cada semana para dedicar al proyecto, ¿cómo puedes realmente tener un impacto si tienes que distribuir ese tiempo entre tanta gente?

Probablemente no sea realista hablar con todos individualmente. Pero el análisis de stakeholders te ayudará a organizarlos en grupos, priorizar mejor tus recursos e incluso liberar tu tiempo para dar atención especializada al grupo stakeholders clave para el proyecto.

7. Crear un Caso para obtener más recursos

El análisis de stakeholders puede ayudarte a crear un Caso para demostrar cuáles son los recursos necesarios para administrar o involucrar a los grupos de interés en el proyecto. Creando un Caso podrás mostrar la cantidad de stakeholders, los diferentes grupos involucrados y los impactos potenciales (tanto positivos como negativos) que el proyecto/ organización tendrá si se gestiona adecuadamente.

Métodos Clásicos de Análisis de Stakeholders

Los mapas de stakeholders pueden ser una herramienta útil para el análisis porque ayudan a visualizar a los stakeholders en función de sus atributos y cómo se relacionan con el proyecto.

Algunos de los modelos  más utilizados tradicionalmente son los siguientes:

• El modelo de prominencia (The Salience Model): a cada stakeholder se le asigna un nivel de poder, legitimidad y urgencia para determinar su prioridad
• Gráfico de conocimiento básico de stakeholders (Stakeholder Knowledge Base Chart): los stakeholders se asignan en un cuadrante según su nivel de conocimiento y si apoyan o se oponen al proyecto o trabajo.
• La tabla de poder/interés (Power/ Interest Grid): cada stakeholder se asigna en un cuadrante en función de su grado de poder y nivel de interés hacia el proyecto o trabajo.
• La matriz de poder-previsibilidad (Power-Predictability Matrix): se asigna cada stakeholder en un cuadrante en función de su nivel de poder y previsibilidad.

A pesar de que los modelos anteriores se utilicen con frecuencia no significa que sean la mejor manera de mapear a los stakeholders. De hecho, hay algunos problemas con el enfoque clásico de estos mapeos.

Compartimos más sobre los diferentes enfoques de mapeo de stakeholders en este blog, pero para resumir, hay dos problemas principales.

• En primer lugar, estos modelos están desactualizados, ya que el poder ya no está centralizado. Hoy en día, gracias a las redes sociales, los stakeholders de menor influencia pueden adquirir mayor poder si se conectan entre ellos, algo que es más fácil de hacer.
• Y en segundo lugar, el lenguaje utilizado para describir a las personas en algunos de los modelos más antiguos es mejor dejarlo en el siglo anterior.

Afortunadamente, hay otras opciones…

Enfoque Moderno para el Mapeo de Stakeholders (Stakeholder Mapping)

Simply Stakeholders tiene una nueva y mejor forma de hacer este mapeo. Hacemos seguimiento de la participación y de los stakeholders en función a las 3 I’s:

• Influencia
• Interés
• Impacto

Además de estos atributos, hacemos seguimiento del sentimiento de los stakeholders hacia el proyecto. Un análisis de sentimiento puede ayudar a comprender las emociones de sus stakeholders. ¿Tienen sentimientos positivos o negativos hacia el proyecto o hacia algun tema en particular? ¿Cómo está cambiando ese sentimiento con el tiempo?

Se puede analizar el sentimiento observando el tono y las palabras que los stakeholders usan en las respuestas de encuestas, grabaciones de llamadas, correos electrónicos y otras comunicaciónes.

Hablamos más sobre esto en nuestro blog: 5 simples pasos para comenzar con la gestión de datos de stakeholders

(!) Pro- Tip: si usas Simply Stakeholders, nuestro análisis de sentimiento – impulsado con Inteligencia Artificial- identificará automáticamente las emociones detrás de cada interacción registrada y etiquetará a los stakeholders de acuerdo a ello.

¿Cómo se hace un análisis de stakeholders?

Paso 1: Identificación de las partes interesadas

Antes de analizar a las partes interesadas, necesitas saber quiénes son. Comienza con una lista existente (si tienes una) y haz una lluvia de ideas para ver quién podría faltar.

Utilizar mapas mentales o una buena pizarra puede ser muy útil en este proceso. También vale la pena hablar con una variedad de personas en tu organización para averiguar con qué grupos e individuos tratan, así como con los que esperan encontrarse a lo largo del proyecto o trabajo. Cuantas más perspectivas obtengas, es menos probable que te falte alguien en tu lista.

Recuerda: tus partes interesadas son cualquier persona o grupo con la que debas consultar y/o que pueda afectar tu proyecto o verse afectado por él

(!) Pro- Tip: si no estás seguro de si alguien es una parte interesada genuina, agréguelo a la lista de todos modos para que puedas seguir avanzando en tu proceso de análisis. Luego puedes editar la lista una vez que hayas terminado con la lluvia de ideas.

Paso 2: Evaluación de las partes interesadas

Una vez que hayas identificado a todas las partes interesadas, es hora de evaluarlas y analizarlas. El proceso que uses aquí dependerá del método de mapeo con el que elijas trabajar. Es muy probable que observes el interés, impacto, poder, actitudes y otros atributos.

(!) Pro- Tip: una vez que hayas realizado el mapeo inicial de las partes interesadas, puedes ir más allá haciendoles una encuesta o llamada telefónica. Las preguntas pueden darte información en torno a sus preferencias de comunicación, motivaciones, qué los influye, a quiénes influyen y qué información les gustaría obtener del proyecto.

Este proceso de evaluación puede tomar tiempo, especialmente si tienes que trabajar con una lista larga de contactos, pero vale la pena hacer este paso correctamente ya que te preparará para el siguiente. Además, te permitirá adaptar (y priorizar) de manera efectiva tu enfoque de gestión de partes interesadas, comunicación y actividades de participación.

Paso 3: Agrupación de partes interesadas

Una vez que hayas terminado el mapeo de las partes interesadas, notarás que algunas tienen atributos similares. Estas partes interesadas pueden ser agrupadas y esto reducirá la complejidad de tu lista y permitirá adaptar el enfoque para satisfacer las necesidades de cada parte interesada de una manera más sencilla.

Este proceso también ayudará a identificar en qué enfocarse primero, según las principales preocupaciones de las partes interesadas clave. Desde aquí, podrás crear un plan de gestión, de participación o de comunicación.

Paso 4: Repetir

Las listas de partes interesadas no son estáticas. Las partes interesadas y grupos individuales cambiarán con el tiempo, junto con sus atributos, intereses, influencia, sentimiento y más. Es una buena idea analizar regularmente tu lista y ajustar la planificación y actividades en consecuencia, especialmente para proyectos y trabajos más largos.

(!) Pro- tip: El análisis regular de las partes interesadas es mucho más fácil cuando se usa una herramienta como Simply Stakeholders. Donde puedes integrar tu correo electrónico y SMS para que nuestro análisis de sentimiento (impulsado con Inteligencia Artificial) mantenga el etiquetado de las comunicaciónes y de las partes interseadas actualizado.

Además, esto puede ayudarte a monitorear cómo cambian las partes interesadas con el tiempo en respuesta a la comunicación, la participación, los cambios del proyecto y el entorno. Puedes usar esta información para comprender qué tan bien estás avanzando mientras aún existe la oportunidad de impactar en el resultado.

Cómo usar el análisis de partes interesadas

Al analizar a las partes interesadas puedes obtener mucha información valiosa como, en quiénes debes enfocarte primero, cómo trabajar mejor con ellos, cuándo (y con qué frecuencia) interactuar con ellos y en qué problemas debes centrarte. Estos conocimientos se pueden utilizar de muchas maneras diferentes, como…

1. Creando un plan de stakeholders

El análisis de stakeholders es el primer paso en todo buen plan porque solo puedes identificar las estrategias adecuadas después de saber quiénes son sus partes interesadas.

Si quieres obtener más información sobre como crear un plan de stakeholders paso a paso. Descarga nuestra guía gratuita “Cómo crear un plan de gestión de partes interesadas”.

2. Gestión de las partes interesadas (Stakeholder Management)

La gestión de stakeholders es un término general que abarca una variedad de métodos y enfoques para administrar, monitorear e interactuar con las partes interesadas.

El análisis de stakeholders  puede ayudar a comprender a quién estás administrando, las formas más efectivas de administrarlos y qué áreas podrían necesitar un monitoreo más cercano.

3. Participación pública

La participación pública también se conoce como involucramiento ciudadano o participación ciudadana. Este enfoque de la gestión de stakeholders facilita un entorno en el que los miembros del público (que se ven afectados por una decisión o están interesados en ella) esten involucrados en el proceso.

El análisis de las partes interesadas puede ayudar a respaldar la rendición de cuentas en la participación pública. Por ejemplo, puede ayudar a identificar quién constituye “el público” para que puedas trabajar en lograr una participación equilibrada en todos los grupos.

4. Compromiso o Participación de las partes interesadas (Stakeholder Engagement)

La participación de las partes interesadas se centra en construir relaciones con ellas, incluyendo relaciones internas como externas. El objetivo de la participación es obtener el apoyo de las partes interesadas y/o beneficiarse de sus perspectivas.

Al igual que otros enfoques, el análisis constituye el primer paso en un plan de participación de las partes interesadas. Porque puede ayudar a identificar el grado de interés/influencia de las partes interesadas además de saber de quiénes necesitas información sobre diferentes temas (aclarando esto lo antes posible en el proceso).

5. Creación de un plan de comunicación

El análisis de las partes interesadas a menudo forma parte de un plan de comunicación. Este puede revelar información útil sobre con quién necesita comunicarse, incluyendo:

• Qué temas quieren escuchar más
• Temas sensibles a evitar o abordar con mayor cuidado
• Brechas de conocimiento y stakeholders que podrían beneficiarse con información adicional
• Qué plataformas/medios son mejores para llegar a cada grupo
• Con qué frecuencia necesita comunicarse con diferentes grupos

6. Gestión de proyectos

Dado que la gestión de partes interesadas forma una parte importante de la gestión de proyectos, los directores de proyectos pueden beneficiarse del análisis antes de que comience el trabajo. El análisis de las partes interesadases es especialmente útil para identificar a los stakeholders  que podría haber pasado por alto. Y puede ayudar a identificar posibles problemas y oportunidades desde el principio, por ejemplo, un gerente que no está de acuerdo con el proyecto o un partidario del cambio que puede ayudar a influir a otros.

¿Quieres evitar estos errores comunes?

Nuestro equipo ha estado en la industria de la gestión de stakeholders por varias decades ahora y han identificado que las organizaciones constantemente “tropiezan con la misma piedra” en las siguientes areas:

1. Solo hacer el análisis de stakeholders al inicio del proyecto

Comenzar el inicio del proyecto con el análisis de stakeholders es una decisión inteligente. Sin embargo, es sumamente importante revisar su lista con regularidad para mantenerla actualizada y controlar los cambios.

2. Usar sólo un método de mapeo de stakeholders

Si bien la tabla de poder/interés (Power/ Interest Grid) es un método popular, no es un marco perfecto. Es una buena idea usar múltiples métodos para llegar a un análisis más completo. Como lo mencionamos antes, nosotros somos fanáticos del método de las 3 I’s: Interés, Influencia e Impacto.

3. No usar los conocimientos

Identificar y mapear a los stakeholders es un ejercicio útil que requiere tiempo y esfuerzo. Así que maximiza el valor que obtienes de los conocimientos utilizándolos para dar forma a las discusiones y desarrollar planes, estrategias e informes.

Si quieres saber más detalles sobre estos errores lee este articulo

Introducción a conceptos avanzados de análisis de partes interesadas

Hemos mantenido esta guía súper simple, pero si estás buscando expandir tus conocimientos con conceptos e ideas más avanzadas, te presentamos los siguientes temas.

Mapeo de las Relaciones con stakeholders (Stakeholder Relationship Mapping)

Si bien observamos el mapeo de stakeholders en función de sus atributos, no hemos discutido las relaciones de stakeholders con mayor detalle. El mapeo de relaciones de los stakeholders se utiliza para visualizar cómo los stakeholders se vinculan entre ellos. Esto puede proporcionar información adicional sobre el poder y la influencia, así como formas lógicas de agrupar a los stakeholders.

Análisis y parcialidad de los stakeholders

No nos referimos a la parcialidad de los stakeholders (que pueden ser descubiertos cuando se hace el análisis), sino a la parcialidad que tu y tu equipo puedan tener.

Un buen análisis de stakeholders implica que seas lo más objetivo posible. Sin embargo, a veces es más fácil decirlo que hacerlo.

El prejuicio puede ocurrir en cualquier momento durante el análisis de las partes interesadas por varias razones:

• Uno no sabe, lo que no sabe (lo que limita la identificación del stakeholder)
• Conceptos como ‘poder’ e ‘interés’ pueden ser difíciles de definir
• Experiencias propias podrían afectar cómo agrupas a los stakeholders y los problemas en los que se enfocan.

Privacidad de las partes interesadas

La privacidad es una consideración importante cada vez que se recopila datos sobre los stakeholders. Esto significa seguir las leyes locales pertinentes, asegurarse de que las plataformas sean seguras, asegurarse de tener los permisos correctos y administrar cómo el resto del equipo usa y comparte la información.

Análisis sencillo con Simply Stakeholders

Simply Stakeholders es una herramienta inteligente (pero sencilla) de gestión de relaciones de las partes interesadas, que facilita más que nunca el mapeo visual de los stakeholders en función  a la influencia, el interés y el impacto que estos tienen.

No solo eso, sino que nuestro análisis de sentimiento esta respaldado por Inteligencia Artificial (IA) lo que permite mantener la información actualizada a lo largo de todo el proyecto.

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